Polityka prywatności i plików cookies CYKLO4SYSTEM

1. Administrator danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw związanych z ochroną danych należy kontaktować się z Administratorem przez podany adres e-mail.

2. Zakres stosowania Polityki

Polityka ma zastosowanie do danych przetwarzanych w związku z:

• korzystaniem ze strony cyklo4system.pl,
• wysyłaniem formularzy Platformy,
• tworzeniem i obsługą Digital Innovation Cards,
• potwierdzaniem adresu e-mail,
• weryfikacją oraz aktywacją Kart,
• sprawdzaniem statusu zgłoszenia,
• korzystaniem z prywatnego linku właściciela Karty,
• udziałem Karty w procesach dopasowania,
• publikacją Karty w bibliotece publicznej,
• kontaktem e-mailowym z Administratorem,
• zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowego działania Platformy.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od używanej funkcji mogą być przetwarzane:

• imię i nazwisko osoby kontaktowej,
• adres e-mail,
• numer telefonu, jeśli został podany,
• nazwa organizacji, firmy, startupu lub instytucji,
• stanowisko lub rola osoby zgłaszającej,
• dane zawarte w polach Digital Innovation Card,
• nazwa i opis projektu lub technologii,
• sektor, poziom TRL, status własności intelektualnej,
• informacje o potrzebach finansowych i partnerskich,
• wybrany poziom widoczności Karty,
• status zgłoszenia i historia jego obsługi,
• identyfikator Karty i identyfikatory techniczne,
• adres IP, data i czas połączenia,
• informacje o przeglądarce, urządzeniu i systemie operacyjnym,
• logi bezpieczeństwa, błędów i operacji systemowych,
• treść korespondencji prowadzonej z Administratorem.

Platforma nie jest przeznaczona do przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, danych medycznych, danych niejawnych, informacji objętych tajemnicą ani poufnej dokumentacji projektowej.

4. Źródła danych

Dane są pozyskiwane:

• bezpośrednio od Użytkownika za pośrednictwem formularza,
• bezpośrednio od Użytkownika w korespondencji e-mailowej,
• automatycznie podczas korzystania z Platformy — w zakresie danych technicznych, logów i informacji o urządzeniu,
• od osoby działającej w imieniu organizacji, której dotyczy zgłoszenie.

Osoba przekazująca dane innych osób powinna posiadać odpowiednią podstawę do ich przekazania oraz poinformować te osoby o zasadach przetwarzania.

5. Cele i podstawy prawne

6. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są niezbędne do utworzenia i obsługi Karty.
2. Brak podania adresu e-mail lub innych wymaganych informacji może uniemożliwić zapisanie, potwierdzenie albo aktywację Karty.
3. Dane oznaczone jako opcjonalne nie są konieczne do wysłania formularza.

7. Digital Innovation Cards

1. Informacje podane w formularzu są zapisywane jako pola ustrukturyzowanej Digital Innovation Card.
2. Platforma nie zapisuje przesyłanych plików PDF, prezentacji ani innych załączników projektowych.
3. Karta może mieć status między innymi: oczekująca na potwierdzenie, oczekująca na weryfikację, wymagająca uzupełnienia, aktywna, odrzucona, zawieszona albo zarchiwizowana.
4. Administrator może sprawdzić poprawność i kompletność zgłoszenia przed aktywacją Karty.
5. Właściciel może uzyskiwać dostęp do statusu Karty poprzez indywidualny mechanizm dostępu lub prywatny link.

8. Widoczność publiczna i prywatna

1. Karta oznaczona jako publiczna może być prezentowana w publicznej bibliotece CYKLO4SYSTEM.
2. Dane opublikowane publicznie mogą zostać odczytane przez innych użytkowników oraz zindeksowane przez wyszukiwarki internetowe.
3. Adres e-mail używany do potwierdzenia zgłoszenia nie powinien być publikowany jako część Karty, chyba że Użytkownik podał go również w polu przeznaczonym do publicznego kontaktu.
4. Karta prywatna nie jest prezentowana w bibliotece publicznej, ale jej dane mogą być przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia i realizacji funkcji dopasowania.
5. Użytkownik może zwrócić się o zmianę widoczności, dezaktywację albo usunięcie Karty.

9. Dopasowanie i automatyczna analiza

1. Platforma może automatycznie porównywać pola Kart, takie jak sektor, poziom TRL, status własności intelektualnej, geografia, potrzeby finansowe i oczekiwany typ partnera.
2. Wynikiem analizy może być wskaźnik, kategoria lub procent dopasowania.
3. Dopasowanie ma charakter informacyjny i nie stanowi decyzji inwestycyjnej, prawnej, finansowej ani rekomendacji zawarcia umowy.
4. Platforma nie podejmuje wyłącznie automatycznie decyzji, które wywoływałyby wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
5. Ostateczne decyzje dotyczące aktywacji Karty, kontaktu, współpracy lub finansowania są podejmowane przez ludzi.

10. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• dostawcy hostingu, serwerów, domeny i infrastruktury technicznej Platformy,
• dostawcy usług poczty elektronicznej,
• dostawcom oprogramowania i wsparcia technicznego,
• osobom upoważnionym do administrowania Platformą i utrzymania jej bezpieczeństwa,
• partnerom lub uczestnikom Platformy — wyłącznie w zakresie wynikającym z widoczności Karty i działania funkcji dopasowania,
• kancelariom prawnym, księgowym lub doradcom — gdy jest to niezbędne do ochrony praw Administratora,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Usługi hostingowe Platformy są utrzymywane z wykorzystaniem infrastruktury dostawcy WEBD.PL. Korespondencja domenowa może być obsługiwana z wykorzystaniem Google Workspace.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych właściwych zabezpieczeń.
3. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

12. Okres przechowywania danych

Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa albo wykonania obowiązku prawnego.

13. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO Użytkownik może żądać:

• dostępu do swoich danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• uzupełnienia danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Wniosek dotyczący realizacji praw należy przesłać na: kontakt@cyklo4system.pl .

Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

14. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i rozpoznanego ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji przez HTTPS,
• kontrolę dostępu do panelu administracyjnego,
• indywidualne konta i mechanizmy uwierzytelniania,
• ograniczenie dostępu według uprawnień,
• rejestrowanie wybranych operacji i zdarzeń technicznych,
• mechanizmy weryfikacji adresu e-mail,
• kopie zapasowe i procedury odtwarzania,
• aktualizacje WordPressa, wtyczek i komponentów Platformy,
• ochronę przed nieuprawnionym dostępem i nadużyciami.

Użytkownik powinien chronić prywatny link Karty oraz nie udostępniać go osobom nieuprawnionym.

16. Pliki cookies i podobne technologie

Platforma może zapisywać w urządzeniu Użytkownika niewielkie informacje, w szczególności pliki cookies, dane sesyjne albo lokalne identyfikatory.

Cookies niezbędne

Cookies niezbędne mogą być używane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do transmisji danych albo dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika.

Mogą służyć między innymi do:

• zapewnienia działania WordPressa,
• utrzymania bezpiecznej sesji,
• logowania administratora,
• ochrony formularzy przed nadużyciami,
• zapamiętania wybranych ustawień technicznych,
• obsługi prywatnego dostępu do Karty,
• równoważenia obciążenia i działania pamięci podręcznej.

Cookies opcjonalne

Cookies analityczne, statystyczne, marketingowe lub pochodzące od zewnętrznych dostawców mogą być aktywowane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody Użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Brak zgody na cookies opcjonalne nie powinien blokować dostępu do podstawowych funkcji Platformy.

Zarządzanie cookies

Użytkownik może zarządzać cookies za pomocą ustawień przeglądarki oraz panelu zgód, jeżeli jest dostępny na stronie. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji.

17. Zewnętrzne odnośniki

Platforma może zawierać odnośniki do stron partnerów, inwestorów, instytucji, projektów lub innych podmiotów. Administrator nie odpowiada za zasady ochrony prywatności obowiązujące na tych zewnętrznych stronach.

18. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami funkcjonalnymi, technicznymi, organizacyjnymi lub prawnymi.
2. Aktualna wersja będzie publikowana na stronie Platformy wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.
3. Istotne zmiany mogą zostać dodatkowo zakomunikowane Użytkownikom drogą elektroniczną.

19. Kontakt

Pytania dotyczące prywatności, danych osobowych i plików cookies należy kierować na:

kontakt@cyklo4system.pl